Como realizar um controle financeiro?

Empresas de todos os portes e segmentos de mercado devem investir em ferramentas tecnológicas e em uma equipe qualificada e competente para gerenciar as finanças do seu negócio. E por falar nisso, como está a saúde financeira da sua empresa?

Quando não existe controle e planejamento financeiro, mesmo vendendo muito o seu empreendimento pode ter problemas para dar conta de todas as despesas. E quando isso não é resolvido pode dar início a uma bola de neve difícil de desmanchar.

Por isso, se você deseja aprender sobre o assunto, continue lendo este artigo e descubra como realizar um controle financeiro competente para o seu negócio conferindo os tópicos a seguir:

• Identifique os custos do seu negócio
• Monte o fluxo de caixa com eficiência
• Realize as verificações necessárias periodicamente
• Evite pagar contas depois do vencimento
• Nunca misture as finanças pessoais com as empresariais
• Faça planejamento financeiro regularmente
• Invista em um software ERP para a sua empresa

Identifique os custos do seu negócio

Para começar, como realizar um controle financeiro, consiste em saber quais são todos os custos do seu negócio. As despesas empresariais, geralmente, mensais, são divididas em custos fixos e custos variáveis.

Os primeiros são os que possuem sempre os mesmos valores, mesmo que periodicamente haja os reajustes, como salários, aluguel e impostos. Já os custos variáveis são aqueles que, como diz o nome, mudam e que normalmente estão relacionados à produção.

Desse modo, são os gastos com matéria prima, comissões, insumos, manutenção de equipamento e outros. Isso quer dizer que quando a produção ou prestação de serviços é maior, os custos também são.

Monte o fluxo de caixa com eficiência

Depois de saber quais são todas as despesas que a sua empresa tem que pagar mensalmente ou com outra periodicidade, chega a hora de montar o fluxo de caixa. Essa etapa do controle financeiro é de extrema importância, pois consiste em registrar as movimentações do caixa.

Isso significa todo o dinheiro que entra e que sai da sua empresa, isto é, o fluxo de caixa. Em geral, as saídas são as contas a pagar e as entradas são os valores referentes às vendas, sejam elas à vista ou a prazo.

No entanto, como as contas não precisam ser pagas no mesmo dia e as vendas acontecem diariamente, é preciso ter um controle eficiente para que o caixa não fique sem dinheiro. Para tanto, você deve gerenciá-lo, prospectando as entradas e investindo só quando possível.

Realize as verificações necessárias periodicamente

Existe um recurso do controle financeiro muito importante para verificar se tudo está sendo registrado de maneira adequada e se os erros não estão sendo cometidos, é a conciliação bancária. Ela serve para conferir se o saldo da conta bancária coincide com o valor do caixa.

Se alguma venda foi cobrada erroneamente, se algum pagamento não entrou ou se existem terceiros subtraindo valores da sua empresa, com a conciliação bancária é possível identificar problemas e investigar a causa. Por isso, o controle financeiro é tudo no seu negócio.

Assim, evitam-se as supressas no final do mês, quando, por exemplo, você acredita que há dinheiro suficiente para todas as despesas e quando for verificar o caixa está no negativo. Com a conciliação bancária é possível evitar essa e outras situações.

Evite pagar contas depois do vencimento

Mais uma etapa de como realizar um controle financeiro consiste em evitar que as contas sejam pagas após a data de vencimento. Mesmo que baixos, será preciso pagar valores extras quando isso acontece, referente a multas e juros.

Ou seja, são valores que podem ser economizados. Afinal, imagine se isso acontecer com frequência, quando você for ver, vai constatar que foram gastos altos valores desnecessários, causados por esquecimentos. Dessa maneira, o controle de caixa deve ser bem organizado.

Além disso, quando você deixa de pagar as contas em dia, a reputação da sua empresa é prejudicada, tanto em relação aos fornecedores, quanto ao governo. Vale lembrar que os fornecedores, em especial, são importantes aliados, sendo preciso manter uma boa relação.

Nunca misture as finanças pessoais com as empresariais

É bastante comum que alguns empreendedores, inclusive, de micro e pequenas empresas, não tenham contas pessoais separadas das contas bancárias do seu negócio. Essa atitude é bastante negativa para a saúde financeira da sua empresa.

Isso porque o empreendedor pode começar a usar regularmente o dinheiro referente a sua empresa para pagar as contas pessoais e da sua família. Não raro, isso leva ele a pegar mais do que deveria, além do valor que destinou como o seu salário.

E quando as contas não são separadas isso pode acontecer sem que você perceba a bola de neve de dívidas que está causando para o seu negócio. A consequência pode ser até mesmo a falência ou prejudicar em muito as finanças, sendo difícil repor o dinheiro gasto.

Faça planejamento financeiro regularmente

Para ter uma ideia de como a sua empresa está financeiramente e de como ela vai se comportar nos próximos meses, é importante realizar anualmente o planejamento financeiro. Para tanto, deve-se usar o histórico de transações, que se cria a partir do controle financeiro.

E planejando o próximo período, você consegue ter um controle mais assertivo das finanças, possibilitando a melhor tomada de decisões. Ou seja, sabendo o quanto tem em caixa é possível prospectar investimentos para qualificar a sua equipe ou comprar novas máquinas.

Invista em um software ERP para a sua empresa

Existem muitas informações necessárias para saber como realizar um controle financeiro, por isso, a sua equipe precisa dos recursos adequados para realizar as suas atividades cotidianas. Mesmo competente, o grande fluxo pode prejudicar a execução rápida sem erros.

Um sistema de gestão empresarial, como o software ERP, portanto, é uma ferramenta tecnológica muito vantajosa para o seu negócio. Ele informatiza os dados, conecta os setores e automatiza procedimentos.

Assim, você e a sua equipe realizam as tarefas em menor tempo, sem perder em qualidade e sem que ninguém fique sobrecarregado. Além disso, quando online, o software ERP permite acesso remoto, garantindo que tenha o controle total independente do lugar aonde estiver.