O que é automação de documentos e como ela beneficia as empresas?

Talvez você já tenha ouvido falar sobre “automação de documentos”, mas você sabe o que realmente isso significa e como beneficia a sua empresa?

Para ter uma ideia de como a automação pode ser útil, pense na quantidade de tempo que você gasta redigindo documentos. Se você ainda está fazendo isso manualmente, podemos afirmar que a sua empresa está gastando mais dinheiro e tempo nestes processos do que deveria.

Qualquer companhia, pequena, média ou grande, pode padronizar os processos de contratação de colaboradores e prestadores de serviços, gerenciar o relacionamento com fornecedores, além de agilizar de forma segura.

Em vista disso, é possível afirmar que a automação evita o desperdício de recursos financeiros e o tempo de seus colaboradores. Mas suas vantagens vão muito além, ela gera novos fluxos inteligentes de trabalho, entre outros benefícios subjacentes.

Neste contexto, muitas horas de trabalho podem ser salvas, evitando erros de linguagem e ampliando a conformidade.

Ou seja, com alguns cliques é possível gerar um documento totalmente elaborado pronto para ser enviado e revisado.  Além disso, com a automação, as companhias conquistam uma maior transparência nas relações e operam com mais desenvoltura e suporte nas negociações.

Nos próximos parágrafos explicamos de forma mais detalhada esses benefícios. Acompanhe-nos.

1 – A automatização elimina erros e a perda de tempo

Já está comprovado que a causa número um de desperdício de tempo durante a jornada de trabalho são os processos ineficientes (44%), seguidos por uma sobrecarga de papelada (43%).

A elaboração manual pode ser extremamente demorada e propensa a erros humanos. A automação de documentos permite acelerar a entrega de contratos, mas também garantir precisão e consistência nos documentos.

Entre outras coisas, a quantidade de erros evitados geralmente feitos com a redação manual é reduzida, o que diminui o número de revisões.

Ao minimizar o tempo que você e sua equipe gastam na criação e gerenciamento de documentos, a produtividade do trabalho pode aumentar, juntamente com a satisfação dos clientes.

2 – A automatização simplifica o fluxo de trabalho

A automação de documentos simplifica o fluxo de trabalho, porque as etapas do processo de elaboração são condensadas e permite um maior controle sobre todo o ciclo do documento.

O sistema automatizado também permite que a sua empresa identifique etapas redundantes ou desnecessárias que não ajudam a finalizar todo o processo com rapidez e eficiência.

Ou seja, você descobrirá onde estão os problemas de gargalo de uma negociação, o que o levará rapidamente ao problema.

Tudo isso alavanca a produtividade e libera tempo para que você e a sua equipe dediquem-se ao atendimento ao cliente.

3 –  A automatização torna a sua empresa mais eficiente

Quando uma empresa investe em tecnologia e automatiza seus processos, cria-se um ambiente de trabalho mais simplificado e também equipes mais colaborativas.

Por exemplo, é mais fácil monitorar prazos, fazer anotações e definir metas para as próximas negociações.

Além disso, todos os seus dados são armazenados na nuvem, para que você possa acessá-los de qualquer lugar e compartilhar seus documentos e contratos a qualquer momento para colaboradores e clientes.

Logo, simplifica-se a comunicação, a colaboração e se aperfeiçoam tarefas, o que leva a empresa a operar dentro de um novo padrão de eficiência e ganhos.

Checklist geral dos benefícios da automação:

– Sua equipe tem mais tempo e energia para se concentrar em um trabalho mais produtivo;

– Transparência total sobre todas as suas transações;

– Redução de erros humanos e aprimoramento da conformidade;

– Rapidez na entrega de resultados aos clientes;

– Fluidez nas negociações e mais lucratividade.

Então, se você tem a capacidade de redigir um documento em uma fração de tempo e obter um fluxo de trabalho mais produtivo e rápido, o que você fará com o seu tempo livre?

Sobre o autor:

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